Kurš likums nosaka rēķina rekvizītus?
Latvijā rēķina saturu nosaka divi likumi. Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa uzskaita rekvizītus, kam jābūt katrā grāmatvedības attaisnojuma dokumentā, arī rēķinā. Pievienotās vērtības nodokļa likuma (turpmāk PVN likums) 125. pants nosaka, kas jānorāda nodokļa rēķinā, ko izraksta reģistrēts PVN maksātājs.
Ja esat PVN maksātājs, Jūsu rēķinam jāatbilst abiem likumiem. Ja neesat, rēķinam jāatbilst Grāmatvedības likumam. Papildu prasības atsevišķiem dokumentu veidiem var noteikt Ministru kabinets (Grāmatvedības likuma 11. panta trīspadsmitā daļa).
Kas jānorāda jebkurā rēķinā?
Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa prasa, lai attaisnojuma dokumentā būtu vismaz šādi rekvizīti un ziņas:
- dokumenta veida nosaukums, piemēram, „Rēķins”;
- dokumenta datums un numurs;
- dokumenta autora dati: uzņēmumam nosaukums (firma) un reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību un nav individuālais komersants, vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
- tādas pašas ziņas par otru darījuma pusi;
- ja otra puse ir privātpersona, kas neveic saimniecisko darbību, tās vārds un uzvārds; personas kodu norāda tikai pēc šīs personas lūguma vai ja to prasa citi normatīvie akti;
- saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, kā arī daudzums un mērvienība, ja to prasa normatīvie akti;
- atbildīgās personas paraksts, ja nav piemērojams kāds no likumā paredzētajiem izņēmumiem.
Adresi Grāmatvedības likums neprasa. To prasa PVN likums, tāpēc PVN rēķinā adrese jānorāda.
Paraksta prasībai ir izņēmumi (11. panta septītā daļa). Samaksai izsniegtu rēķinu bez paraksta var izmantot, ja darījuma esību pamato cits ārējs dokuments ar juridisku spēku, piemēram, līgums. Ja rēķins ir privātpersonai, pietiek ar vienošanos ar šo personu. Rēķinu bez paraksta var pieņemt arī saņēmējs, ja tā atbildīgā persona darījumu apliecina uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā (astotā daļa).
Kas papildus jānorāda PVN rēķinā?
PVN likuma 125. panta pirmā daļa nosaka, ka par nodokļa rēķinu uzskata dokumentu papīra vai elektroniskā formā, kurā norādīti šādi rekvizīti un informācija:
- rēķina izrakstīšanas datums;
- kārtas numurs vienā vai vairākās sērijās, kas rēķinu unikāli identificē;
- piegādātāja nosaukums (fiziskai personai vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskai personai deklarētā dzīvesvieta);
- piegādātāja reģistrācijas numurs PVN maksātāju reģistrā;
- saņēmēja nosaukums (fiziskai personai vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskai personai deklarētā dzīvesvieta);
- saņēmēja PVN reģistrācijas numurs Latvijā vai citā dalībvalstī, ja tāds saņēmējam ir piešķirts;
- piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina datuma, vai avansa saņemšanas datums, ja tas ir zināms un atšķiras;
- preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
- cena: vienas vienības vērtība bez PVN;
- piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienības vērtības;
- piemērotā PVN likme un aprēķinātā PVN summa;
- darījuma kopsumma bez PVN;
- īpašās norādes, ja tās attiecas uz darījumu.
Kad rēķinā vajadzīga īpaša norāde?
Noteiktiem darījumiem rēķinā jābūt īpašām norādēm, kas paredzētas PVN likuma 125. panta pirmās daļas 14.–23. punktā. Mazam uzņēmumam biežāk sastopamā ir apgrieztā maksāšana: ja par nodokļa samaksu atbildīgs preču vai pakalpojumu saņēmējs, rēķinā jābūt norādei „nodokļa apgrieztā maksāšana” (16. punkts).
Ja darījumam piemēro 0 % likmi vai atbrīvojumu no PVN, rēķinā norāda atsauci uz attiecīgo PVN likuma vai PVN direktīvas pantu (15. punkts). Kuriem darījumiem piemēro apgriezto maksāšanu un kā tad izskatās rēķins, skatiet rakstā PVN apgrieztā maksāšana.
Kas ir vienkāršotais PVN rēķins?
PVN likuma 126. pants ļauj reģistrētam PVN maksātājam par iekšzemes darījumu, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 150 €, izrakstīt vienkāršoto nodokļa rēķinu. Tajā ir mazāk rekvizītu nekā pilnajā rēķinā. Ja darījuma vērtība ir 150 € vai lielāka, izraksta pilno rēķinu. Kases čeks bez saņēmēja datiem der par vienkāršoto rēķinu, ja darījuma vērtība bez PVN ir mazāka par 30 € (126. panta ceturtā daļa).
Kontrolsaraksts: rekvizīts un kad tas jānorāda
Tabulā „vienmēr” nozīmē katru rēķinu, arī tad, ja neesat PVN maksātājs. „PVN rēķinā” nozīmē prasību, kas attiecas uz reģistrēta PVN maksātāja rēķinu.
| Rekvizīts | Kad jānorāda |
|---|---|
| Dokumenta nosaukums, piemēram, „Rēķins” | Vienmēr |
| Rēķina datums | Vienmēr |
| Rēķina numurs | Vienmēr; PVN rēķinā unikāls kārtas numurs sērijā |
| Piegādātāja nosaukums vai vārds, uzvārds | Vienmēr |
| Piegādātāja reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods | Vienmēr |
| Piegādātāja juridiskā adrese (fiziskai personai deklarētā dzīvesvieta) | PVN rēķinā |
| Piegādātāja PVN numurs | PVN rēķinā |
| Ziņas, kas identificē saņēmēju | Vienmēr |
| Saņēmēja juridiskā adrese (fiziskai personai deklarētā dzīvesvieta) | PVN rēķinā |
| Saņēmēja PVN numurs | PVN rēķinā, ja saņēmējs ir PVN maksātājs |
| Darījuma apraksts | Vienmēr |
| Daudzums un mērvienība | PVN rēķinā; citos rēķinos, ja to prasa normatīvie akti |
| Piegādes vai pakalpojuma datums | PVN rēķinā, ja atšķiras no rēķina datuma |
| Vienības cena bez PVN un atlaides | PVN rēķinā |
| Darījuma kopsumma bez PVN | PVN rēķinā |
| PVN likme un PVN summa | PVN rēķinā |
| Darījuma vērtība naudas izteiksmē | Vienmēr |
| Norāde „nodokļa apgrieztā maksāšana” | Ja PVN maksā saņēmējs |
| Atsauce uz PVN likuma pantu | Ja piemēro 0 % likmi vai atbrīvojumu |
| Paraksts | Ja nav piemērojams likumā paredzēts izņēmums |
Pilns piemērs ar aizpildītiem laukiem ir rakstā Rēķina paraugs ar PVN.
Ko vēl ir vērts norādīt rēķinā?
Bankas konts un apmaksas termiņš nav minēti iepriekš uzskaitīto obligāto rekvizītu sarakstos, taču bez tiem klientam ir grūtāk samaksāt laikā. Ja ar klientu ir noslēgts līgums, rēķinā var norādīt arī līguma numuru, lai darījumu būtu viegli sasaistīt ar to.
Pārbaudiet arī, vai klients nav budžeta iestāde. Budžeta iestādei rēķins jāsūta kā strukturēts e-rēķins, un no 01.01.2028 tas pats attieksies uz rēķiniem Latvijas uzņēmumiem. Sīkāk rakstā E-rēķini Latvijā.
V-Rēķini piegādātāja un klienta rekvizītus aizpilda no Uzņēmumu reģistra un rēķinus numurē secīgi.
Ja situācija nav standarta, sazinieties ar grāmatvedi vai VID.