Kas ir e-rēķins?
Grāmatvedības likumā lietots termins „strukturēts elektroniskais rēķins”. Tas ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kuru var apstrādāt automātiski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017.
Praksē tā ir XML datne. Ministru kabineta noteikumi Nr. 749 nosaka, ka XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Saņēmēja grāmatvedības programma šādu rēķinu nolasa bez pārrakstīšanas: piegādātājs, rindas, summas un PVN nonāk uzskaitē kā dati.
Grāmatvedības likums prasa arī, lai elektroniski kārtotus grāmatvedības dokumentus varētu parādīt ekrānā cilvēkam saprotamā veidā un no tiem izveidot izdruku (6. panta piektā daļa).
Vai PDF rēķins e-pastā ir e-rēķins?
Nē. Pēc likuma definīcijas e-rēķins ir strukturētā formātā, ko var apstrādāt automātiski. Skenēts papīra rēķins vai rēķins PDF, JPG vai PNG formātā tam neatbilst: cilvēks to var izlasīt, bet programma nevar droši nolasīt tā laukus.
PDF var pievienot kā e-rēķina cilvēklasāmo kopiju, bet par e-rēķinu uzskata XML datni. Arī e-adreses ziņojumā e-rēķins ir pievienotā XML datne (noteikumu Nr. 749 2.3. apakšpunkts).
No kura datuma e-rēķini ir obligāti?
Pienākums tiek ieviests pakāpeniski. Datumi tabulā ir no Grāmatvedības likuma 11. panta un pārejas noteikumu 8.–10. punkta.
| Pienākums | No kura datuma |
|---|---|
| Rēķinus budžeta iestādēm noformē kā strukturētus e-rēķinus (līgumiem, kas noslēgti līdz 31.12.2024, ne vēlāk kā no 01.01.2026) | 01.01.2025 |
| Par rēķiniem budžeta iestādēm e-rēķina datus iesniedz VID | 01.01.2026 |
| Rēķinus citiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem noformē kā strukturētus e-rēķinus | 01.01.2028 |
| E-rēķinu datus darījumos starp uzņēmumiem iesniedz VID | 01.01.2028 |
Sākotnēji pienākums starp uzņēmumiem bija paredzēts no 01.01.2026. Saeima 05.06.2025 kā steidzamus pieņēma Grāmatvedības likuma grozījumus, kas šo termiņu pārcēla uz 01.01.2028, un grozījumi stājās spēkā 12.06.2025. Kā skaidro LV portāls, papildu laiks dots, lai mazie uzņēmumi, pašnodarbinātie, reliģiskās un sabiedriskās organizācijas varētu sagatavoties tehniski un organizatoriski.
Kopš 01.01.2026 uzņēmumi, kas nav budžeta iestādes, e-rēķinu datus VID var iesniegt brīvprātīgi (noteikumu Nr. 749 18. punkts).
Vai e-rēķins vajadzīgs privātpersonām un pašnodarbinātajiem?
Grāmatvedības likuma prasība attiecas uz rēķiniem, ko izsniedz citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, arī budžeta iestādei (11. panta četrpadsmitā daļa). Privātpersona, kas neveic saimniecisko darbību, likuma izpratnē nav uzņēmums, tāpēc rēķinus privātpersonām var turpināt sūtīt PDF formātā vai uz papīra.
Likumā ir arī izņēmumi (11. panta sešpadsmitā daļa), piemēram, darījumiem, kuros samaksu apliecina kases aparāta vai kases sistēmas čeks.
Ja esat pašnodarbinātais vai individuālais komersants, pienākums no 01.01.2028 attiecas arī uz Jūsu rēķiniem Latvijas uzņēmumiem: Grāmatvedības likumā „uzņēmums” ir arī individuālais komersants un cita fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību (3. pants). Vairāk par to rakstā Pašnodarbinātā rēķins bez PVN.
Kā e-rēķini tiek nosūtīti un nonāk VID?
E-rēķinu apriti un datu iesniegšanu VID nosaka Ministru kabineta 09.12.2025 noteikumi Nr. 749, kas stājās spēkā 13.12.2025. Darījuma partneri paši vienojas, kuru piegādes kanālu izmantos: oficiālo e-adresi, operatora kanālu vai citu kanālu, arī e-pastu (4. un 5. punkts).
Noteikumu 10. punkts paredz trīs ceļus, pa kuriem e-rēķina dati nonāk VID:
- Oficiālā e-adrese. Ja e-rēķinu sūta caur e-adresi, sistēma to VID nodod automātiski.
- E-rēķinu pakalpojumu sniedzējs jeb operators, kura sistēma ir integrēta ar VID.
- VID Elektroniskās deklarēšanas sistēma (EDS), izmantojot API savienojumu vai augšupielādējot XML datni.
Noteikumi paredz, ka e-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja rēķins jau iesniegts pa vienu kanālu, pa citu kanālu to iesniegt atkārtoti nevajag.
Ja e-rēķinu klientam sūtāt pa e-pastu vai citu kanālu, tas VID pašam jāiesniedz caur EDS (13. punkts). Ja sūtāt rēķinus ar operatora vai programmas starpniecību, pārliecinieties, vai tā datus nodod arī VID, jo piegāde klientam un datu iesniegšana VID ir divas atsevišķas darbības.
Vai e-rēķinu var nosūtīt caur e-adresi?
Jā. Oficiālā e-adrese ir viens no noteikumos paredzētajiem kanāliem: e-rēķins tiek nosūtīts kā e-adreses ziņojums ar XML pielikumu, un sistēma tā datus automātiski nodod VID (noteikumu 2.3. un 11. punkts). Lai to izmantotu, e-adresei jābūt aktivizētai (4.1. apakšpunkts).
Ja rēķinu ir daudz, ērtāk tos veidot grāmatvedības vai rēķinu programmā, kas sagatavo XML un parūpējas par tā nonākšanu VID.
Kas mazam uzņēmumam jādara tagad?
- Pārbaudiet, vai pienākums Jums jau ir. Ja izrakstāt rēķinus budžeta iestādēm, tie jau kopš 01.01.2025 jānoformē kā strukturēti e-rēķini.
- Pārbaudiet e-adresi. Uzņēmumu reģistrā reģistrētiem uzņēmumiem oficiālā e-adrese ir obligāta kopš 01.01.2023, un tā ir viens no e-rēķinu kanāliem. Pašnodarbinātais to var izveidot portālā Latvija.gov.lv.
- Noskaidrojiet, ko prot Jūsu programma. Pajautājiet rēķinu vai grāmatvedības programmas izstrādātājam, vai tā veido PEPPOL BIS Billing 3.0 XML, pa kuru kanālu rēķins nonāk pie klienta un kā dati nonāk VID.
- Sakārtojiet klientu datus. Strukturētā rēķinā katram laukam ir sava vieta, tāpēc klienta nosaukumam, reģistrācijas numuram un PVN numuram jābūt precīziem.
- Vienojieties ar pastāvīgajiem klientiem par kanālu, pa kuru sūtīsiet e-rēķinus. Noteikumi ļauj partneriem to izvēlēties pašiem.
V-Rēķini maksas plānos, sākot no Mini (2 € mēnesī), rēķinu var eksportēt kā PEPPOL BIS 3.0 XML e-rēķinu.
Kas jānorāda e-rēķinā?
E-rēķins ir tas pats rēķins citā formā. Tajā jābūt tiem pašiem rekvizītiem, ko prasa Grāmatvedības likums un PVN maksātājiem arī PVN likums. Rekvizītu sarakstu atradīsiet rakstā Rēķina rekvizīti.
XML struktūrai ir arī savas tehniskās prasības (PEPPOL BIS Billing 3.0), piemēram, dokumentu veidu kodi. Tās nodrošina programma, kas e-rēķinu sagatavo.
Ja situācija nav standarta, sazinieties ar grāmatvedi vai VID.