Kuri noteikumi attiecas uz pašnodarbinātā rēķinu?
Ja neesat reģistrēts PVN maksātājs, PVN likuma prasības nodokļa rēķinam uz Jums neattiecas. Jūsu rēķinam jāatbilst Grāmatvedības likumam, kas nosaka obligātos rekvizītus katram grāmatvedības attaisnojuma dokumentam.
Tas pats attiecas uz individuālajiem komersantiem un uzņēmumiem, kas nav PVN maksātāji. Atšķiras tikai tas, kā rēķinā identificē tā sagatavotāju.
Kas jānorāda rēķinā bez PVN?
- dokumenta nosaukums, piemēram, „Rēķins”;
- rēķina datums un numurs;
- Jūsu vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods, ja esat pašnodarbinātais; individuālajam komersantam un uzņēmumam nosaukums un reģistrācijas numurs;
- tādas pašas ziņas par klientu: uzņēmumam nosaukums un reģistrācijas numurs; privātpersonai, kas neveic saimniecisko darbību, vārds un uzvārds (personas kodu tikai pēc tās lūguma);
- darījuma apraksts: kādas preces vai pakalpojumi un kādā apjomā;
- darījuma vērtība euro;
- paraksts, ja nav piemērojams likumā paredzēts izņēmums (skatiet zemāk).
Pašnodarbinātajam, kas nav individuālais komersants, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods ir personas kods. Šie dati rēķinā jānorāda neatkarīgi no tā, vai rēķins ir uz papīra vai elektronisks.
Adresi Grāmatvedības likums neprasa (11. panta piektā daļa), bet praksē rēķinā norāda arī savu adresi un bankas kontu, uz kuru gaidāt maksājumu.
Kāpēc rēķinā nav PVN rindu?
PVN numuru, PVN likmi un PVN summu rēķinā norāda reģistrēts PVN maksātājs. Ja neesat reģistrēts, rēķinā ir viena summa, ko klients maksā, un nav ne PVN numura, ne PVN likmes, ne PVN summas.
Lai klientam būtu skaidrs, kāpēc PVN rindas nav, rēķinā varat pierakstīt, ka neesat PVN maksātājs. Tā ir paskaidrojoša piezīme, nevis Grāmatvedības likumā uzskaitīts rekvizīts.
Kā numurēt rēķinus?
Grāmatvedības likums prasa, lai katram attaisnojuma dokumentam būtu numurs. Ērtākais veids ir viena nepārtraukta sērija, piemēram, 2026-001, 2026-002 un tālāk. Tā uzreiz redzams, ka neviens rēķins nav pazudis, un rēķinu viegli atrast pēc numura.
Izrakstītu rēķinu labāk nedzēst un tā numuru neizmantot atkārtoti. Ja rēķinā ir kļūda, praksē to labo ar jaunu dokumentu, piemēram, kredītrēķinu, kurā norādīts sākotnējā rēķina numurs un datums.
Vai rēķins jāparaksta?
Grāmatvedības likums attaisnojuma dokumentā prasa atbildīgās personas parakstu, bet paredz izņēmumus (11. panta septītā daļa). Samaksai izsniegtu rēķinu bez paraksta var izmantot, ja darījuma esību pamato cits ārējs dokuments ar juridisku spēku, piemēram, līgums. Ja klients ir privātpersona, pietiek ar vienošanos ar to.
Ja rēķinu parakstāt elektroniski, to uzskata par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts vai ja puses par parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir rakstveidā vienojušās (Elektronisko dokumentu likuma 3. panta otrā daļa).
Kad jāreģistrējas kā PVN maksātājam?
PVN reģistrācijas slieksnis ir 50 000 € kalendāra gadā (PVN likuma 59. panta pirmā daļa). Slieksnis palielināts no 40 000 € ar 01.01.2024, bet no 01.01.2025 mainījās aprēķina kārtība: slieksni skaita par kalendāra gadu, no 1. janvāra līdz 31. decembrim, nevis par pēdējiem 12 mēnešiem. Ja slieksnis pārsniegts iepriekšējā gadā, šajā gadā bez reģistrācijas strādāt vairs nevar (desmitā daļa).
Slieksnī ieskaita ar PVN apliekamo preču piegāžu un pakalpojumu vērtību bez PVN. Kopš 2025. gada tajā ieskaita arī dažus no PVN atbrīvotus darījumus, piemēram, apdrošināšanas un finanšu pakalpojumus un lietota nekustamā īpašuma pārdošanu (59. panta otrā daļa). Tos neieskaita, ja tiem ir gadījuma raksturs un tie nepārprotami atšķiras no Jūsu pamatdarbības. Pamatlīdzekļu pārdošanu neieskaita nekad (trešā daļa).
Reģistrācijas iesnieguma termiņus nosaka 59. panta ceturtā–septītā daļa:
| Situācija kalendāra gadā | Iesniegums VID jāiesniedz |
|---|---|
| Pārsniegti 50 000 €, bet ne 55 000 € | Līdz 30. novembrim; reģistrāciju var atlikt līdz gada beigām |
| Pārsniegti 55 000 € | Līdz 15. datumam mēnesī, kas seko mēnesim, kurā pārsniegti 55 000 € |
| 50 000 € pārsniegti decembrī | Līdz 31. decembrim |
Ja slieksni pārsniedzat tikai ar minētajiem no PVN atbrīvotajiem darījumiem, reģistrēties nav obligāti (59. panta vienpadsmitā daļa).
Kā uzskaitīt un glabāt rēķinus?
Individuālie komersanti un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību un kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, to dara pēc Ministru kabineta 31.05.2022 noteikumiem Nr. 322, ja apgrozījums iepriekšējā gadā nepārsniedz 300 000 €. Ieņēmumus un izdevumus ieraksta žurnālā, ko var kārtot elektroniski vai uz papīra (6. punkts).
Ieraksti seko naudas plūsmai: ieņēmumu ieraksta, kad nauda saņemta, nevis tad, kad izrakstīts rēķins (12. punkts). Summas ieraksta euro un centos (13. punkts). Tāpēc pie izrakstītajiem rēķiniem ir vērts atzīmēt, kad un cik klients samaksājis.
Attaisnojuma dokumenti, arī rēķini, jāglabā vismaz 5 gadus, bet grāmatvedības reģistri, piemēram, žurnāls, 10 gadus (Grāmatvedības likuma 28. pants). PVN maksātājam PVN rēķinu glabāšanas laiks arī ir 5 gadi no izrakstīšanas dienas (PVN likuma 133. panta ceturtā daļa).
Vai e-rēķini attiecas arī uz pašnodarbinātajiem?
Jā, ja izrakstāt rēķinus Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. No 01.01.2028 šie rēķini būs jānoformē kā strukturēti e-rēķini, bet rēķiniem budžeta iestādēm šī prasība ir spēkā jau kopš 01.01.2025. Rēķiniem privātpersonām, kas neveic saimniecisko darbību, šī prasība nav piemērojama. Grāmatvedības likumā „uzņēmums” ir arī individuālais komersants un cita fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību (3. pants), tāpēc pienākums attiecas arī uz Jums.
Sīkāk par termiņiem un formātu rakstā E-rēķini Latvijā. Ja esat PVN maksātājs, rēķina saturs ir aprakstīts rakstā Rēķina rekvizīti.
V-Rēķini bezmaksas plānā var izrakstīt 5 rēķinus mēnesī, un rēķini tiek numurēti secīgi.
Ja situācija nav standarta, sazinieties ar grāmatvedi vai VID.